Все новейшие разработки направлены на ускорение бизнес-процессов. Желая сэкономить свое время и средства при совершении документооборота, многие предприниматели переходят на удобную и практичную электронную подпись. Данный выбор основывается на требованиях надзорных органов, а также на просьбах контрагентов, уже использующих данную систему.
Виды электронных подписей
Существует 2 типа электронной подписи, которые сегодня используются в документообороте:
- Простая - является удобной в использовании, но считается незащищенной. Она представляет собой пару идентификаторов и сервис смс-подтверждения.
- Усиленная - в своей основе такая ЭП содержит сложные криптографические механизмы, препятствующие взлому. Но такой тип электронной подписи требует наличия специальных инструментов, в том числе - особого ПО.
Те, кто выбирает электронный документооборот, в большинстве случаев останавливаются на усиленной подписи. Об особенностях работы с ней мы и поговорим в данном материале.
Подготовка к работе
После того, как вы получили усиленную ЭП, необходимо озаботиться инструментарием, позволяющим работать с ней:
- криптографическим ПО;
- сертификатом ЭП;
- ключом к сертификату.
Последние 2 компонента предприниматели получают в аккредитованных УЦ. Удостоверяющий центр хранит сертификаты и ключи на надежно защищаемом носителе (токене), обеспечивающим безопасное хранение информации о пользователе.
После получения данных компонентов системы для работы с ЭП, необходимо озаботиться настройкой рабочей станции. Самостоятельно установить сертификаты вы не сможете, поэтому разумней будет предоставить данную работу квалифицированным специалистам. Профессионал верно настроит корневые сертификаты и при необходимости установит кросс-сертификаты от Минкомсвязи, а также произведет требуемые работы с установкой плагинов и с политикой безопасности браузера, зачастую не позволяющей начать работу с электронным документооборотом.
Многие компании, занимающиеся установкой ПО под электронные подписи, имеют в своей базе сервисы по автонастройке рабочей станции. Все процессы проходят удаленно, без присутствия специалиста, при этом вэб-диск обеспечивает максимально корректную настройку.
Электронные документы
Использование электронной подписи будет проходить по разным алгоритмам в зависимости от того, в каком формате создается документ.
- Microsoft Word и PDF позволяют встраивать электронную подпись непосредственно в свою структуру. Зачастую для реализации необходимы дополнительные настройки программ. Так, для MW версий после 2007 года потребуется КриптоПро Office Signature, а для подписи PDF используются стандартные для этого формата программы.
- Неформализованные документы предполагают использование т.н. "отсоединенной" ЭП, которая будет прикрепляться к подписываемому файлу отдельным электронным документом. При потребности обязательного встраивания ЭП можно воспользоваться специальными программами, например, КриптоАРМ, или использовать вэб-сервисы, где после загрузки и подключения токена образуется отсоединенная электронная подпись.
Работа в приложениях и сервисах
Ряд информационных систем, при работе с которыми требуется использование электронной подписи, представляют собой приложения и вэб-сервисы. Для осуществления реализации ЭП потребуется индивидуальная настройка при каждом выбранной решении.
Так, для работы в облачной системе или в госуслугах профессионалы по определенному алгоритму производят настройку браузера и устанавливают особые плагины. Для участия в электронных торгах предпринимателям потребуется пройти соответствующую аккредитацию на выбранной электронной площадке и предоставить пакет определенных документов, подписанных ЭП.
