Популярность электронного документооборота растет: такой способ очень удобен и позволяет значительно сократить расходы организации при взаимодействии с контрагентами, также имеющими возможность использовать электронную подпись.
Электронный документ - что это?
Главный фактор правомерности любого бумажного документа - это наличие на нем "живой" подписи и печати организации. В электронном варианте это реализуется с помощью электронной подписи, то есть по сути современный электронный документ представляет собой обычный файл в форматах *doc, *pdf и пр., подкрепленный ЭП.
Данные электронные документы открываются в стандартных редакторах, но электронная подпись расшифровывается с помощью специального ПО. Наличие ЭП подтверждает правомерность бумаги и то, что в него не было внесено никаких поправок и изменений.
Преимущества
Организация электронного документооборота будет нецелесообразной, если вам требуется подписать незначительное число договоров в год. В таком случае разумней будет придерживаться консервативных бумажных документов, заверенных живыми подписями сторон и печатями организаций. Но если вам постоянно требуется заключать договора с контрагентами, направлять в их адрес акты и дополнительные соглашения, внедрение электронного документооборота будет для вас максимально полезным и удобным.
Электронный документооборот имеет ряд конкурентных преимуществ:
- вы не тратите время на доставку договора контрагенту и на ожидание возвращения вашего подписанного экземпляра;
- нет риска утери важных бумаг в ходе передачи или хранения;
- для получающих оплату при получении документов организаций малого и среднего бизнеса электронный документооборот значительно ускоряет сроки исполнения договоров;
- для логистических и торговых компаний электронный документооборот становится удобным инструментом для мгновенной корректировки накладных документов.
Кроме того, электронный документооборот позволяет значительно сэкономить. Вам не нужно несколько раз переделывать бумажный вариант, внося в него корректировки, также полностью исключаются затраты, связанные с передачей договоров контрагентам на подпись. Конечно, вам потребуется потратиться на покупку сертификата и ключа к ЭП, а также заложить определенные суммы на оплату тарифов оператора документооборота или покупку пакета, но эти разовые траты все равно будут значительно ниже, нежели при "бумажном" документообороте.
Роль оператора документооборота
Колоссальную роль в плане безопасности играет оператор документооборота - это защищенные сервисы, по которым происходит обмен электронными документами. Согласно приказу Минфина, электронные счета-фактуры, а также декларации должны передаваться строго через защищенные соединения.
Договор с оператором документооборота заключать не нужно. Чтобы иметь возможность использовать систему, необходимо просто зарегистрироваться на выбранном сервисе, загрузить в него сертификат ЭП и оплачивать каждый отправленный электронный документ согласно установленному тарифу.
При выборе оператора документооборота рекомендуется опираться на следующие факторы:
- быстроту обратной связи от техподдержки;
- готовность оператора помочь в подключении ваших контрагентов;
- наличие в штате специалистов, оказывающих консультационные услуги по работе сервиса и его внедрению в работу.
Электронный документооборот целесообразен лишь в том случае, если ваши контрагенты также имеют возможность визировать документы ЭП. Обе стороны при обмене документами должны использовать безопасные сервисы, при этом необязательно использовать услуги одного оператора документооборота. В случае, если вы с контрагентом подключены к разным сервисам, обмен документами произойдет успешно, но будет стоить несколько дороже.
